Как самонаетият да съхранява документите си ?

Като лице, което само дава работа на себе си е длъжно да съхранява всяка, дори маловажна, бележка обвързана по какъвто и да е начин с приходите и разходите на дейността, която се развива. Това е важно и необходимо, заради данъчната отговорност, която носи всяко самонаело се лице пред държавата. Освен редовното попълване на данъчната декларация самонаелият се е длъжен да е готов да отговаря ( и доказва с документи ) на всеки въпрос на HMRC.

Важно е да съхранявате документите обвързани с дейността, която развивате дълго време и готова за проверка в случай на нужда. Направете ясна граница между тези документи и вашите собствени, които нямат нущо общо с бизнеса ви. Отлична идея е да имате две различни сметки – една за фирмени дела и една за лични нужди.

Също така е добре да знаете предварително стойността на всеки документ, които съхранявате. Това ще ви улесни многократно при задължителното подаване на годишна данъчна декларация. Правилното боравене с документацията води до спестяване на пари от глоби за допуснати грешки.

Важно е да съхраняватепродължително врме следните документи или на хартия, или в компютърен файл за не по-малко от 6 години:

– Касови книги

– Фактури

– Фактури за гориво на служебен автомобил

– Банкови извлечения

– Касови бележки

– P60 сертификат, ако също така работите и по трудов договор

Основните документи, които са обвърза с вашата трудова дейност и съдържат важна информация са :

– Всички хартиени носители или компютърни файлове за всички вземания и продажби

– Всички хартиени носители или компютърни файлове за всички поръчки и разходи

Благодарение на информацията, която може да бъде извлечена от гореизброените документи счетоводителя или счетоводната къща, която отговаря за административно-финансовите ви задлжения пред държавата ще изчисли дали вашия бизнес излиза на печалба или сте на загуба.

Всичко казано до този момент е валидно в пълна сила и ако работите в сферата на строителството. При условие, че ви се полагат данъчни удръжки, сте длъжни да съхранявате документа си за плащането, което сте получили и ако удръжката е висок процент съхранявате и номера за потвърждение (verification number). Ако не съхраните горепосочените документи след попълването на декларацията за данъчните, те няма да ви изплатят разликата между текущите и надплатените данъци.

Има много типове трудова дейност и от там още повече видове документация. Гореизброените правила и препоръки са валидни и за тези документи. Най-често срещани са :

– Касова книга

– Касова книга за дребни суми

– Счетоводна книга за покупко-продажби

– Книга за заплатите

– Получени и издадени касови бележки и фактури

– Касови бележки или електронни бонове за продажба

– Детайлни лизинг документи

– Детайлни документи за инвестиции от страни

– И подобни

Ако до този момент сме мислили само за документи тясно обвързани с трудовата дейност или услуга, която се развива от самонаето лице, то сме длъжни да отделим време за не по-малко важната лична документация, която рядко намира място в бизнес делата, но може да стане причина за допускане на грешки, които да доведе до глобяване. За да се избегнат подобни грешки е препоръчително да се отнасяме към нашите лични дела със същото внимание и прецизност. Независимо дали едно или друго мислим, че за вбъдеще ще ни потрябва или не е добре да държим изкъсо събирането на всяка бележка свързана с покупко-продажби, възлагане на услуги на трето лице или транзакции на бартерна основа. За всяка дейност трябва да има документ и отбелязан стойност.

Подробното съхранение на всякакъв тип лична документация е важно, когато парите за бизнеса и личните нужди идват от едно и също място. Един от най-често срещания разход, който има две лица е автомобила, който обслужва и служебни, и лични нужди. Нужно е да се води подробна сметка на използваното гориво и изминалтото разстояние, което е обвързано с текущата дейност.

При наличието на над една трудова дейност или предмет като самонает, в този случай е нужно дасе води детайлна. Но отделна една от друга документация по отделно като се попълва допълнение в данъчната си декларация или допълнителните страници – SA103S, ако вашият оборот е до 73,000GBP или SA103F, ако е над 73,000GBP за всеки един от тях.

Всички документи и действия около тях вашия бизнес трябва да се съхранява поне пет години. Ако поради някаква причина сте нарушили срока ще е добре да задържите в наличност документите по-дълго. При данъчна проверка пазите документите докато HMRC не ви кажат, че всичко е наред и може документите да потънат в забвение.

Ако нещо се случи и документацията бъде унищожена или изгубена задължително е да се възстанови максимално от нея, възможно най-бързо и HMRC да бъде уведомена.

Leave a Comment