Професия “Секретар”

Работата на секретарките е да осигуряват административна подкрепа на едно или повече отговорни лица в дадена организация. Задълженията и отговорностите им варират според това в каква компания работят, но в повечето случаи включват:

• Текстообработка и печатане на писма и документи;
• Обновяване на архиви;
• Отговаряне на телефонни обаждания и организиране на запитвания;
• Насрочване на срещи и водене на дневници за тях;
• Водене на записки по време на бизнес срещи;
• Организиране на получената и изпратена кореспонденция;
• Попълване на документи;
• Картотекиране;
• Копиране и принтиране и др.

Възможно е на квалифицираните и по-опитни секретарки да им се възложат и допълнителни, по-отговорни задължения, като водене на финансови отчети, контролиране на бюджета, правенето на доклади и т.н.

Работното време на секретарките предимно е от 09:00 часа до 17:00 часа, всеки делничен ден. Разбира се извънредната работа е възможна, особено в по-натоварени дни. Възможно е работата да се извършва и на непълен работен ден.

За да работите като секретарка, трябва да имате следните качества и умения:

• Да умеете да работите ефективно и прецизно;
• Да имате отлична компютърна грамотност;
• Да знаете отлично английски език, както говоримо, така и писмено;
• Да сте комуникативна личност;
• Да имате самодисциплина и да умеете да спазвате срокове;
• Да умеете да  подреждате приоритетите си;
• Да умеете да пазите тайна, в случай, че ви се налага да работите с поверителна информация.

Ако отговаряте на критериите, можете да кандидатствате за подобна позиция съвсем спокойно, защото няма строго определени квалификации. Повечето работодатели ще искат да имате поне преминати изпити GCSE по английски език  и др. предмети или тяхна алтернатива. В случай, че имате A-level или завършено висше образование, може да имате възможност да си намерите работа на по-високо ниво. На подобна позиция е възможно и взимането на квалификация (NVQ, SVQ, QCF) директно на работното място.

Като секретарка, ще можете да работите в различни организации, както в частния, така и в публичния сектор. Ако имате достатъчно опит, може да ви повишат в личен асистент или офис мениджър. Имате възможност да преминете и допълнително обучение, за да станете медицински или законен секретар.

Стартовата годишна заплата, която можете да очаквате е между 11,000 и 14,000 паунда. Опитните секретарки могат да печелят от 15,000 до 19,000 паунда на година, а личните асистенти имат възможност да получат до 25,000 паунда.

Полезни връзки:

• City and Guilds
  Tel: 020 7294 2800

http://www.cityandguilds.com

• OCR Information Bureau
  Tel: 024 7685 1509

http://www.ocr.org.uk

• Council for Administration (CfA)
  6 Graphite Square
  Vauxhall Walk
  London
  SE11 5EE
  Tel: 020 7091 9620

http://www.cfa.uk.com

• Institute of Qualified Professional Secretaries (IQPS)
  Suite 464
  24-28 St Leonards Road
  Windsor Berks
  SL4 3BB
  Tel: 0844 8000 182

http://www.iqps.org

• London Chamber of Commerce and Industry Examinations Board (LCCIEB)
  Education Development International plc
  International House
  Siskin Parkway East
  Middlemarch Business Park Coventry
  CV3 4PE
  Tel: 0870 720 2909

http://www.lccieb.com