Десет златни правила за убийствено мотивационно писмо

Кандидатите за дадена работна позиция могат да бъдат десетки, дори стотици, но работодателят ще покани на интервю много малка част от тях. Обикновено повечето от тези кандидати при подаване на кандидатурата си прилагат стандартни  автобиографии – и като стил на изложение и като структура. Същото може да се каже и за мотивационните писма. По-голямата част от тях вероятно са банални и едва ли се отличават с нещо по-различно.

Всички тези стереотипни автобиографии и изтъркани мотивационни писма са до такава степен сходни, че работодателят, след като прочете първите няколко, ще започне да ги чете през ред и накрая само първите 2-3 изречения от всяко.

Възможно е обаче, някое от тези писма да се откроява, стига авторът му да се е постарал да опише какво знае за потенциалния си работодател. Писмото придава ценност на автобиографията, към която е прикрепено, изтъквайки конкретни умения и постижения, които биха могли да са от полезни на работното място.

Вие също може да напишете такова писмо, стига да спазвате някои прости правила при съставянето му, ето ги и тях:

1. Не очаквайте убедителното мотивационно писмо да ви свърши добра работа, ако е прикрепено към неубедителна автобиография

Колкото и елементарно да звучи това, много хора не получават покана за интервю именно защото не са взели под внимание този факт.

Голяма част от кандидатите се стремят да съставят убедителни и персонализирани мотивационни писма, които обаче прилагат към еднотипни, безлични автобиографии – такива, които разпращат масово на всеки следващ работодател.

Това е все едно да заредите 30-годишната си кола с най-скъпия бензин и да очаквате да сте най-бързите на пътя. Едва ли има как да стане.

Така че, преди да напишете мотивационно писмо, уверете се, че сте съставили идеалната за съответното работно място автобиография.

2. Всеки път, когато кандидатствате за дадена позиция съставяйте ново мотивационно писмо, създадено специално за целите ви и конкретната вакантна длъжност

Кандидатите за работа едва ли биха направили добро впечатление на евентуалния си работодател, ако са приложили стандартни мотивационни писма. Не е изключено дори някои от тези писма да са почти еднакви – със заимстван от някой сайт текст и неумело подбрани фрази или изречения.

В подобни случаи бъдещият работодател е много вероятно да приеме това като проява на несериозно отношение и недостатъчно желание за работа. След като дадения кандидат не се е опитал да отдели 20-30 минути и да опише конкретните причини, за да кандидатства точно за тази работа и защо мисли, че е подходящ за нея, работодателят едва ли ще очаква същия този кандидат да е вътрешно мотивиран да върши тази работа.

Недейте да подценявате работодателите, мислейки си, че вашето мотивационно писмо е първото в живота им, което четат. Избягвайте да ползвате готови текстове от примерни мотивационни писма. Дори и те да ви се струват хубави и убедителни,  шансът и други хора да направят същото е огромен. Намерете малко време и съставете уникално мотивационно писмо, такова, което да ви приближи към целта ви, а не да ви отдалечи от нея.

3. Пишете до конкретен човек

Често кандидатите изпадат в ситуации, в които пишат писмото си в добавка към своята автобиография, но не знаят името на човека, до когото да го адресират. В повечето случаи тези кандидати изпращат писмото на посочения в обявата адрес (или е-мейл) в отдел “Човешки ресурси” и започват с “Уважаеми Господа” или “Уважаеми Дами и Господа”.

Как обаче да сте сигурни, че документите ви няма да останат на бюрото на някоя секретарка, без никой друг да ги види?

Масовите мотивационни писма не дават добри резултати. За да се справите успешно на конкурентния трудов пазар, пишете до конкретен човек, като се обърнете към него по име. Най-добре би било да изпратите писмото си до онзи, който решава кой да бъде нает, и кой – не. Ето защо трябва първо да разберете името на човека, взимащ крайните решения за наемане на работа в съответната компания. Вероятно това ще е мениджърът и за да научите каква е фамилията му, може да се наложи да се обадите във фирмата. Тук е важно да сте упорити и да не се отказвате дори и това да ви отнеме известно време и няколко телефонни разговора. В случай, че ви попитат защо се интересувате, недейте да казвате, че търсите работа. Отговорете, че имате бизнес предложение за конкретния човек и бихте искали да обсъдите някои идеи с него. Ако не успеете да научите името му, позвънете в отдела, за който кандидатствате, и попитайте за името на мениджъра, ръководещ този отдел.

Бихте могли и да попитате ваши познати за името на даденото лице или да се поразровите в интернет.

4. Съставете мотивационно писмо с обем до една страница

Не се заблуждавайте, че някой ще се зачете в подробностите в дълго повече от една страница писмо. Това, че вие сте решили да пишете повече за себе си не значи автоматично, че работодателят ще прояви желание да го прочете. Идеалният вариант би бил, ако мотивационното ви писмо заема най-много 75, до 80% от една страница формат A4.

Постарайте се максимално добре да използвате площта и се концентрирайте в предоставянето само на качествена информация, имаща значение за работодателя. Всяка второстепенна информация или прекалено подробни детайли могат да бъдат дискутирани по време на самото интервю. Стига да сте направили достатъчно впечатление и да ви поканят на такова.

5. Покажете, че сте ценен кандидат

Основна цел на всяко мотивационно писмо е да покаже с какво сте ценни за работодателя. Автобиографията, дори и да съдържа важна информация, едва ли ще въздейства по същият начин както убедителното мотивационно писмо.

За да покажете недвусмислено, че сте ценен кандидат, започнете силно своето писмо, а не с банални изречения. Например, ако сте разбрали за дадената работна позиция от някой ваш познат от бранша, споменете името му – това ще направи впечатление и ще заостри вниманието.

Важно е също да убедите работодателя, че знаете за какво става дума и, че сте подходящ за позицията.

Ако мотивационното ви писмо е интригуващо и се отличава от останалите, работодателят може да го прочете преди дори да е прочел автобиографията ви. В същинската част на писмото си наблегнете на знанията си за бизнеса на работодателя и подчертайте областите, в които можете да му помогнете.

Важно е да успеете да демонстрирате, че сте наясно с естеството на работа. Писмото ви трябва да убеди работодателя, че сте ценни за него.

6. Опишете неща, които са важни за работодателя, не за вас

Понякога кандидатите приемат твърде буквално смисъла на словосъчетанието “мотивационно писмо”, изтъквайки най-различни мотиви за своята кандидатура.

Например “Имам голямо желание да се присъединя към вашия екип, в който ще мога да приложа своите организационни и лидерски качества” или “Ако бъда назначен, ще се постарая да допринеса за увеличаване на продажбите, доброто обслужване и развитието на компанията.”

Тези банални, неясни и глупави формулировки едва ли ще впечатлят някого. Истината е, че работодателите не се интересуват толкова от личната ви преценка за качествата или мотивацията ви, колкото от това с какво точно сте ценни за тях. Мотивационното ви писмо би било много по-убедително ако споменете конкретни проблеми, които сте в състояние да решите, а не какви сте:

„С разрастването на бизнеса Ви, Вие ще се нуждаете от професионалисти, които да обслужват качествено бъдещите и настоящите Ви клиенти. Именно такива умения ще откриете в автобиографията ми, придобити от интензивната ми работа за…”

7. Правилото на тройката

Според правилото на тройката хората са склонни да запомнят за вас от една среща или едно писмо най-много три неща. Това е много ефективен метод не само в продажбите, но и при мотивационните писма и автобиографиите.

Когато пишете мотивационно писмо, помислете кои са трите неща, които искате работодателя да запомни за вас.

На практика, в мотивационното си писмо може да изберете да споменете следните три неща за вас:

– от кого сте разбрали за вакантната длъжност;

– какво точно в образованието ви ще е полезно за качествената ви работа на дадената длъжност;

– един акцент от конкретен трудов опит или бивша длъжност, сходна с вакантната.

8. Използвайте силни думи

Автобиографията е инструмент за продажба, каквото е и мотивационното писмо. Така че не се колебайте да продавате себе си, използвайки мощни, силни думи, предимно глаголи. С тяхна помощ работодателят ще си направи стойностни заключения за вашата личност.

Ето и думите, които всеки един работодател желае да прочете:

Управлявам

Организирам

Продавам

Усъвършенствам

Изобретявам

Оптимизирам

Подобрявам

Разработвам

Координирам

Произвеждам

Разширявам

Преговарям

Създавам

Изграждам

Внедрявам

Контролирам

Оценявам

Тези глаголи ясно ще покажат на работодателя, че вие сте човек, който решава проблеми и създава възможности. Човек, който не само работи, но и носи резултати.

9. Заложете на перфектната подредба

Това правило важи не само за автобиографията, но и за мотивационното писмо.

Старайте се да оставяте достатъчно бели пространства и празни редове между и около абзаците. По този начин текстът ще „диша” и ще привлича окото.

Удебелявайте важните и ключови думи.

Ползвайте малко по-дебела хартия със стандартни размери (А4) и светла на цвят. По-големият грамаж на хартията ще направи мотивационното ви писмо уникално и лесно откриването сред останалите.

Повечето кандидати пишат мотивационните си писма, както и всякакви други документи, използвайки стандартния шрифт Times New Roman. Вие обаче, за да не ставате банални, и да направите впечатление бихте могли да използвате шрифтове като Arial или Verdana например.

Не забравяйте, че трябва да използвате същия шрифт, междуредия и разстояния, както е в автобиографията ви. По този начин ще демонстрирате, че сте прецизни в своята работа и държите на детайлите.

10. Поискайте среща

Стандартните мотивационни писма обикновено завършват с нещо от типа на “Надявам се, че ще ме потърсите, за да разговаряме за моята кандидатура” или “Ще се радвам да се свържете с мен на телефон …. или имейл ….”

Не бъдете като всички! Покажете активност и в края на мотивационното си писмо поискайте първи среща, например:

„Бих желал да се срещна с Вас в края седмицата. Можем да обсъдим идеи за подобряване на работата в отдела, както и да Ви демонстрирам резултатите от последните проекти, които управлявам.“ Или “Ще се свържа с вашата секретарка в началото на следващата седмица, за да определим дата и час за среща.”

Така не само показвате самочувствие и проактивност, но и давате да се разбере, че цените времето на работодателя, а и вашето собствено. Ако успеете да внушите това на работодателя, не се изненадвайте, ако той сам ви потърси.

И като за финал едно бонус правило: Задайте въпрос, за да ви потърсят

За да накарате работодателят сам да ви потърси трябва просто да съставите перфектна автобиография и убедително, въздействащо мотивационно писмо.

Бихте могли да бъдете още малко по-различни от всички останали кандидати и да провокирате контакта си с работодателя чрез задаването на въпрос.

„През последните 5 години личните ми приноси в продажбите възлизат на 500 000 евро. Налице са всички предпоставки да вярвам, че мога да продължа тази възходяща линия и във Вашата компания. А вие?”

Задаването на въпрос в точния момент може не само да стопи леда и да разчупи комуникацията, но и да я превърне от монолог в диалог. Работодателят ще си каже наум “Да, това е човекът, който искаме!”, а може и да поиска да се срещне с вас лично, за да ви отговори.

Препоръчително е, ако използвате тази тактика, да зададете въпроса си в самия край на мотивационното писмо. Ако зададете въпроса в средата на писмото, работодателят ще продължи да чете по-нататък и вероятно ще забрави какво сте го попитали.

Не прекалявайте и използвайте тази тактика премерено, без да задавате прибързани въпроси от сорта на  “Ще ме наемете ли?“.