Как да водим успешна електронна кореспонденция

Добрата комуникация значи много в нашия свят. Тя е еквивалент на силните и качествени взаимоотношения. Независимо дали става дума за бизнес или за личен живот, ако човек не умее да общува добре, той е обречен на неуспехи.

Изпълнителният директор на Google – Ерик Шмид, обсъжда този въпрос в новата си книга „Как работи Google“. По негово мнение много хора подценяват силата на ефективните отговори, когато става въпрос за комуникиране чрез имейли. Съответно, Шмид очертава няколко съвета за по-добра електронна комуникация, която насърчава продуктивната работна среда. Вижте какво съветва той:

1. Реагирайте бързо на всяка форма на кореспонденция

Ако някой ви е написал имейл по бизнес въпрос, със сигурност и вие можете да отделите време, за да му отговорите. Хората искат да бъдат признавани и уважавани, а това е важно в бизнеса. Струва си да се отнасяте към хората добре, защото не знаете дали няма да опрете до тях някой ден.

2. Пишете кратки и ясни имейли, не романи

Имейлите трябва да са кратки и всяка дума да има значение. Не бъдете прекалено многословни. Хората не искат да четат дълги съобщения. Шекспир е написал: „Краткостта е душата на остроумието.“ Казано по-просто, не използвайте сложни думи, за да звучите по-интелигентно.

3. Почистете пощенската си кутия

Животът ви може да стане затрупан много лесно, същото важи и за вашата пощенска кутия. Не се стремете да съхранявате ненужни имейли. Рискувате да загубите важна кореспонденция в бъркотията. Организирайте кореспонденцията си и ще си спестите много главоболия.

4. Давайте приоритет на новите си имейли пред старите

Няма смисъл да се опитвате да отговаряте на по-старите си имейли, преди да отговорите на новите. Така рискувате да се повтори същия цикъл – новите имейли да станат стари и все още да си седят без отговор.

5. Съхранявайте изпратените имейли

Животът е много по-лесен, когато всичко важно е записано. Ако шефът ви ви е казал да се свържете с някого чрез имейл, но той така и не ви отговаря, вие трябва да можете да докажете, че това не е по ваша вина, а това няма как да стане ако редовно изтривате изпратените имейли.

6. Не се конфронтирайте с хората чрез електронната поща

Ако имате проблем с някого, не използвайте електронната си поща, за да се заяждате с него. Това изглежда страхлива постъпка, по-добре се конфронтирайте с него лично. В живота и в бизнеса, вие невинаги ще сте съгласни с хората. Изказвайте несъгласията си любезно, но ясно. Подхождайте с уважение към другите.