Как да издавате фактури правилно

Ако сте започнали с малък бизнес и предлагате на своите клиенти различни стоки или услуги, също така ще трябва да им издавате и фактури за взетите от вас пари. С тези съвети ще издавате правилно вашите фактури и ще можете да вземете вашите плащания навреме.

Първоначално създаването на фактура-шаблон може да ви се стори губене на време, но по-добре отделете време в началото, за да сте сигурни, че правилно сте издали вашата фактура и ще вземете парите си навреме.

Тъй като фактурата е официален документ, който вие издавате, е важно да се гарантира, че тя отразява вашия бизнес и е лесноразбираема. За да направите най-добро впечатление, включете в нея цветовете на вашия бизнес, както и вашето лого.

Уверете се, че издадената от вас фактура отговаря на законовите изисквания. Трябва да се съобразите със задължителните изисквания за издаване на фактури от различните видове фирми. Например, ако имате LTD, трябва да включите във фактурата регистрационният номер на компанията и адреса, с който сте вписан в Companies House. И ако сте включили името на един директор във фактурата, трябва да включите имената на всички други директори.

Според изискванията на HMRC вие трябва да издавате фактурите си последователно, като всяка от тях има последователен номер, така че да могат да се проследят и да се види, че показвате всичките си доходи .

Ако сте регистрирани по ДДС , трябва да включите и вашия номер по ДДС на фактурите си, в съответствие с правилата HMRC за ДДС фактури . Това означава, фактурата трябва да показва :

• номер на фактура , който е уникална и е следствие от броя на предишната фактура. В случай, че повредите или откажете фактура с даден номер, трябва да я запазите като доказателство, ако се изиска проверка от данъчните служби
• вашето име, или име на фирмата ви, и адрес
• регистрационният ви номер по ДДС
• време на доставката на услугата или „tax point“
• име на клиента, или търговското му наименование, и адрес
• описание, с което да идентифицирате стоките или услугите, предоставени на клиента
• стойността на всяка парична отстъпка
• общата сума, таксувана по ДДС, изразена в паунди

В допълнение, към всяка извършена услуга/продадена стока, описана във фактурата трябва да покажете:

• единичната цена на стоката / услугата без ДДС
• количеството стоки / услуги, които сте предоставили
• ставката на ДДС, приложима за стоките / услугите, които се продават
• крайната дължима сума без ДДС

И ако се издаде фактура с ДДС, която включва нулева ставка или освободени стоки или услуги , трябва да:

• покажете, че за дадените стоки или услуги не се дължи ДДС
• покажете общата стойност по отделно

Добрата новина е, че ако продадете стоки или услуги на стойност по-малко от 250 паунда, можете да издадете опростена форма на фактурата. За повече информация относно опростената форма, погледнете тук.

Вписвайте правилната цена. Може цената да ви звучи като нещо нормално и очевидно, но ще се изненадате колко много фирми имат във фактурите си правописни грешки. Това може да ви доведе до неудобното положение да се наложи да помолите клиент да ви даде повече пари, отколкото е написано на фактурата или да се наложи да връщате пари, тъй като сте написали по-висока цена. Когато правите ценообразуване, се уверете, че включвате актуални цени, като не забравяте за специалните  отстъпки или оферти, които сте обещали на дадения клиент. Не забравяйте, че ако сте регистрирани по ДДС, трябва да включите единичната цена за всяка стока или услуга.

Хубаво е ясно да сте описали за какво се издава фактурата. Няма нищо по-лошо от клиенти, които питат за какво точно плащат. Това е лесно да се избегне – просто направете ясно описание във фактурата на това което продавате. Хубаво е да използвате термини, които са разбираеми за клиентите, а не такива, които са разбираеми само на хората във вашия бизнес.

Ако отделите време да направите фактурите си абсолютно ясни, ще спечелите време след това, като избегнете въпроси на неразбиране от клиентите си и ще можете да вземете вашите плащания навреме.

Освен всичко друго е хубаво да дадете ясни детайли за това, как може да ви се заплати. Ако сте описали ясно и точно по какви начини може да ви се плати, всичко става много лесно. Ако приемате плащания онлайн – включете банковите си детайли във фактурата. Ако използвате услугите на PayPal или подобни – включете линк, когато издавате фактурата си през и-мейл, така че клиента да може да ви плати с един клик. Не забравяйте да установите ясни условия на плащане, които да включите във фактурата. За да избегнете забавяне на плащанията, изпращайте напомнящи и-мейли на клиентите си, ако те са просрочени.

Когато фактурирате клиентите си, правете го по възможно най-лесния за тях начин, така че те да не чувстват затруднения при плащането към вас.

Изработката на идеалния шаблон-фактура в началото може да ви помогне много, когато бизнеса ви се разрасне.