Как да приоритизираме служебните задачи, за да повишим производителността си

Затрупани сте с купища служебни задачи и изобщо не знаете от къде да започнете и как да ги свършите до края на работния ден? Много хора се сблъскват с този проблем на работното си място, а през времето, в което се колебаят на коя от всичките си задачи да дадат приоритет, те губят още ценно време.

Ясно е, че някои задачи ще са по-маловажни от други, но има и много задачи, които изглеждат еднакво значими и спешни. Затова е най-добре всяка вечер да си съставяте списък с всички неща, които ще трябва да свършите на следващия ден. След това идентифицирайте тези от тях, които трябва на всяка цена да изпълните и се постарайте да свършите с тях и чак след това ако ви е останало време, можете да се заемете и с някоя задача с по-нисък приоритет. Ето още няколко съвета:

1. Не губете времето си с маловажни задачи

В живота много хора предпочитат да започват от най-лесното към най-трудното, но в службата често спешните задачи не са най-лесните. Имайте предвид, че хората, които постигат велики неща в живота, успяват да дадат приоритет на своите велики идеи спрямо другите си задачи. Ако трябва да мислите по някакъв важен служебен проект, но в същото време имате и друга важна работа, отидете в службата малко по-рано, за да имате достатъчно време за всичко.

2. Дайте приоритет на задачите, спуснати директно от началството

Добрите мениджъри се стремят да създадат среда, в която подчинените им да не се питат какво е от значение и какво не е. Ако не сте сигурни с коя задача да се захванете първо, спрете се на тези, директно зададени ви от началството. Ако обаче „от горе“ са ви зададени множество задачи, задължително попитайте кои са най-спешни и важни на този етап, за да започнете с тях. Поискайте и реалистични срокове за изпълнението на останалите задания.

3. Задачите, които са пряко свързани с просперитета на компанията, винаги трябва да са ваш приоритет

Повечето мениджъри се стремят най-вече да изкарват пари за компанията, по един или друг начин. Ако се чудите как да управлявате времето си в службата, така че да сте максимално производителни, просто „танцувайте в близост до линията на приходите“. В тези трудни икономически времена, способността ви да печелите пари за компанията е мястото, където усилията ви биха имали най-голяма стойност. Не забравяйте, че добрите приходи позволяват всичко останало.

4. Вършете трудните задачи възможно най-скоро

Понякога предстоящите задачи с по-висока сложност затормозяват ума ни и възпрепятстват нашата производителност. Ние губим много повече време и енергия в мисли за тях, отколкото би трябвало, затова ако сте притеснени за трудна задача, която трябва да свършите до края на работната седмица, по-добре я свършете в понеделник или вторник, вместо да я оставяте за петък. Няма смисъл цяла седмица да работите под стрес и да мислите за това, което ви очаква.

5. Задачите, които можете да свършите само и единствено днес, също трябва да са ваш приоритет

Някои задачи са по-чувствителни от към времеви фактор. Тоест, има неща, които можете да свършите само днес, защото утре те няма да имат смисъл или няма да дадат този резултат. Ето защо трябва да им дадете приоритет и да ги свършите тутакси, дори това да значи, че ще се наложи да работите до по-късно.