“Често си прави кафе и е доста приказлива”. Това е една привидно невинна бележка от служебното досие на служителка в офис, на която тя случайно попаднала. Момичето е с висока квалификация и е завършило в престижен университет, но през последната година и половина, в компанията, където работи, повишават двама нейни колеги с по-ниска квалификация и опит. Наглед обяснение за това няма, защото тя не е била порицавана по време на годишните срещи, на които се оценява работата й. Предположенията й за скрита дискриминация обаче не се оправдават. По малко странен начин тя успява да види личното си служебно досие, където с червен цвят в ъгъла на нейното CV е написана горната забележка. Невинните й периодични отбивания до кухненския бокс на офиса и спонтанната размяна на незначителни любезности изведнъж се оказват причина за липсата й на прогрес. Невероятно, но факт и то напълно реален!
За разлика от офисната култура в България, където колегите просто ще ти кажат да млъкнеш или да спреш да се размотаваш, тук във Великобритания това вероятно ще бъде премълчано, но ще намери със сигурност път до вашето служебно досие.
Отново паралел с българския офис – там нещата (все още) в масовия случай се уреждат чрез личен разговор, докато тук се обръща изключително внимание на документациите и на референциите, както и на досиетата, които постоянно се дописват и главен герой на които сте… вие.
Може би на малко хора е известно, че в Отдел „Личен състав” (HR Department) за вас трябва да има изготвени следните досиета:
1. Employee Personnel File – това е досие, което всеки работодател трябва да поддържа за своите служители. В него се съдържа цялата трудова история на наетото лице. Работодателят е длъжен да я поддържа и постоянно да я актуализира за всяка стъпка, изпълнена задача, курс или промоция. Това е най-важното досие за работника и информацията там е доста подробна и добре защитена от външен интерес. Излишно е да казваме, че достъпът ви до това досие е силно ограничен.
2. Medical File – това е също досие, заведено на името на съответния служител и съдържа защитена от неговия достъп информация за здравословното му състояние и проблеми. За нас това може да звучи като доста пресилено и почти комично деяние, тъй като информацията тук може да бъде предоставена най-вече от самите нас и ако ние не го направим няма как да се узнае за един или друг проблем, свързан със здравето и общата ни трудова кондиция. Докато за служителите, работещи в офис, несподелянето на дадени проблеми е донякъде обяснимо, то за работниците, занимаващи се с една или друга форма на физически труд, това е не само задължително, но и препоръчително за техните собствени интереси, защото може законово да ви спести захващането или възлагането ви на задачи, които са пряко вашите сили и състояние.
3. Payroll File – това е досие, до което всеки служител би трябвало да има достъп. То включва както данни за основното заплащане, така и всички досегашни повишения на вашата заплата. До него имат (наред с вас) достъп и служителите от HR Department, както и от счетоводния отдел. Разбира се, това е информация, която може да се дискутира само със съответния служител и в никакъв случай с негови колеги или други незаинтересовани служебно работници.
Всяко от тези досиета има своето значение и тежест. Най-голяма е тежестта на първото от тях – личното ви досие. При напускане, служителят има правото да си го изиска и да провери на място достоверността на информацията и фактите в него, преди те да бъдат изпратени по служебен път на бъдещия му работодател.
Какво трябва да знаем за съдържанието на личното ни досие? В него винаги трябва да бъдат отразявани факти, които са пряко свързани с вашите трудови функции и изпълнението им. Личните мнения на вашия supervisor, мениджър, служители от Личния отдел, клюки, обвинения, по които не е правено административно разследване, заключения и коментари – всичко това не трябва да бъде включвано в служебното ви досие. При подобен прецедент, вие сте в правото си да настоявате за тяхното заличаване.
Внимание – не всичко в това досие може да е правомерно издържано! Една от най-недопустимите информации, която ни е попадала, вписана в досието на служител, буквално гласеше: „Предвид, че служителят е доста дебел, малко вероятно е да ползва тези стълби при нужда”. При подобен коментар, служителят е в абсолютното си право да поиска налагането от страна на работодателя на дисциплинарна отговорност на служителя от Личния отдел, който поддържа личното му досие.
Но, от друга страна, не трябва да подценяваме силата на написаното в тези досиета. Ако един деклариран банкрут може да е актуален в продължение на 5 години за вашата банкова история, то фактите, написани за вас в личното ви трудово досие остават като „багаж” през цялата ви трудова кариера и понякога могат да окажат необратим ефект върху професионалния ви прогрес.
Тези досиета непрекъснато се допълват и затова е добре да внимавате при отправяне на лични обвинения срещу ваши колеги. Един недоказан упрек или обвинение, които са отразени, могат да оставят трайни следи в трудовата ви характеристика, определяйки ви като конфликтна личност и това да натежи при бъдещо кандидатстване за работа, част от изискванията на която са, например, умения за работа в колектив. Това, разбира се, не означава, че не трябва да отстоявате правата си, но трябва да си изработите полезния рефлекс да обмисляте фактологично аргументите на всяка ваша забележка или критика, преди да я отправите в тукашната работна среда.
За тази цел е добре да се запознаете внимателно с вътрешния правилник в офиса, където ви предстои да работите (той съществува навсякъде), а не само да го прелистите набързо, докато подписвате трудовия ви договор. Изградете си навика периодично да го препрочитате. Ако не сте сигурни за последиците от ваша евентуална реакция, най-добре е да я обсъдите направо с човека от Личния отдел, вместо тя да се превърне в част от вашата служебна характеристика.
Източник: в-к „БгБен“